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Stud.IP-Benutzer-Registrierung via FeuerON

Die Benutzer-Registrierung in Stud.IP

Nachdem anfänglich jedes Mitglied sich eigenständig bei Stud.IP als Benutzer registrieren konnte, wurde als Übergangslösung die Registrierung über den direkten Email-Versand einer Excel-Tabelle mit den benötigten Daten durch den Ausbildungsleiter an die LTV eingesetzt.

Die eigenständige Benutzerregistrierung ist abgeschaltet!

Der Weg über die Exceltabelle wird ab jetzt auch nicht mehr verwendet!

Es ist dieses neue Verfahren anzuwenden!

Voraussetzungen

Für die neu in Stud.IP zu registrierenden Benutzer wird bei dem Mitglied in dem Feld „E-Mail privat“ eine persönliche E-Mailadresse hinterlegt, auf die das Mitglied eigenständig und ständig zugreifen kann.

Die Landesebene legt einen monatlichen Lehrgang „Stud.IP Account“ an. Hier können die Teilnehmenden bis zum letzten „Lehrgangstag“ angemeldet werden. Nach diesem Termin wird der Lehrgang „geschlossen“.

Wenn der Kreisebene eine zu späte Anmeldung bewusst ist, kann sie den Teilnehmer direkt in den Folgemonat anmelden.

Benutzer-Registrierung

Nachdem die persönliche E-Mailadresse hinterlegt bzw. mit dem Mitglied abgestimmt wurde, wird das Mitglied zu dem aktuellen Lehrgang „Stud.IP Account“ mit dem Kürzel „Stud.IP“ hinzugefügt. Dabei wird der aus der Lehrgangsverwaltung bekannte Meldeweg durchlaufen.

  1. Ortsebene erfasst die Anmeldung des neuen Benutzers
  2. Ortsebene meldet den neuen Benutzer auf Gemeindeebene an
  3. Gemeindeebene meldet den neuen Benutzer auf Kreisebene an oder erfasst den neuen Benutzer direkt in dem neuen Lehrgang
  4. Kreisebene meldet den neuen Benutzer auf Landesebene an oder erfasst den neuen Benutzer direkt in dem neuen Lehrgang
  5. Landesebene (LTV des NLBK) beruft den neuen Benutzer ein
    1. registiert den neuen Benutzer mit der persönlichen E-Mailadresse
    2. der Benutzer erhält eine E-Mail von StudIP mit einem Bestätigungslink, der innerhalb von 24h! bestätigt werden muss. Sollten die 24h bereits vergangen sein, kann der Benutzer den Bestätigungslink trotzdem anklicken und erhält auf der Stud.IP-Seite einen Hinweis über den Ablauf der 24h-Frist. Er kann sich dann aber unter Angabe seiner Emailadresse einen neuen Link schicken lassen. Dabei muss es sich um die in FeuerON unter E-Mail privat hinterlegte Emailadresse handeln.
    3. nach der Registrierung wird die Anmeldung des neuen Benutzers storniert (Ortsebene erkennt damit, dass die Benutzerregistrierung erfolgt ist)
  6. Ortsebene löscht die Anmeldung aus dem Lehrgang, nachdem sie mit dem Benutzer geklärt hat, ob die Registrierung erfolgreich war
  7. die Gemeinde- und Stadtausbildungsleiter fügen das Mitglied in Stud.IP in die entsprechende Veranstaltung sowie Ausbildungsgruppe hinzu

Erläuterungen

Die unterschiedlichen Status haben bei der Sonderveranstaltung „Stud.IP Account“ eine besondere Bedeutung:

Status durch bedeutet
Erfasst Ortsebene Anlegen der Anmeldung, bereits für Gemeinde sichtbar
Angemeldet Gemeinde Ortsebene für die Gemeinde sichtbar, für Kreis und NLBK nicht sichtbar
Angemeldet Kreis Gemeindeebene für die Kreisebene sichtbar
Angemeldet NLBK Kreisebene Für NLBK sichtbar und zur Erstellung eines Stud.IP-Accounts vorgesehen
Einberufen NLBK Erstellung des Accounts ist in Bearbeitung
Storniert NLBK Der Account ist erstellt. Der Teilnehmende hat eine Systemnachricht erhalten und kann seinen Account nutzen.

Wenn die Anmeldung den Status „Storniert“ hat, kann sie technisch auf allen Ebenen gelöscht werden. Organisatorisch sollte die Ortsebene die Anmeldung löschen, nachdem sie sichergestellt hat, dass beim Mitglied der Stud.IP-Zugriff funktioniert.

Übersicht/"Verwaltung" der Stud.IP-Nutzer in FeuerON

Es gibt derzeit keine richtige Verwaltungsmöglichkeit in FeuerON für die Stud.IP-Zugänge. Das folgende Vorgehen kann genutzt werden, damit sich die Orts- und Gemeindeebene einen Überblick über Zugänge verschaffen und behalten kann.

Zu registrieren

Status beim Mitglied:

  • Kein Stud.IP-Zugang vorhanden!

Beim Mitglied wird unter Personen > Erreichbarkeiten > bei Art „E-Mail Privat“, bei Nummer „eine persönliche Emailadresse“, bei Erreichbarkeiten 1 „Benutzername StudIP“ und bei Erreichbarkeiten 2 „Zu registrieren“ eingetragen.

Es kann die entsprechende Abfrage „MGA_StudIP-Zugang_zu_registrieren“ verwendet werden, um sich die entsprechenden Mitglieder herauszufiltern.

Registriert

Status beim Mitglied:

  • Stud.IP-Zugang vorhanden!
  • Nimmt nicht oder nicht mehr an der MGA teil!

Beim Mitglied wird unter Personen > Erreichbarkeiten > bei Art „E-Mail Privat“, bei Nummer „der tatsächliche Stud.IP-Benutzername“, bei Erreichbarkeiten 1 „Benutzername StudIP“ und bei Erreichbarkeiten 2 „Registriert“ eingetragen.

Bei Bestandsmitgliedern in Stud.IP muss das nicht zwangsläufig eine Emailadresse sein!

Zuzuweisen

Status beim Mitglied:

  • Stud.IP-Zugang vorhanden!
  • Nimmt an der MGA teil!
  • Ist für die Veranstaltung MGA noch nicht freigeschaltet!

Beim Mitglied wird unter Personen > Erreichbarkeiten > bei Art „E-Mail Privat“, bei Nummer „der tatsächliche Stud.IP-Benutzername“, bei Erreichbarkeiten 1 „Benutzername StudIP“ und bei Erreichbarkeiten 2 „Zuzuweisen“ eingetragen.

Es kann die entsprechende Abfrage „MGA_StudIP-Zugang_zuzuweisen“1 verwendet werden, um sich die entsprechenden Mitglieder herauszufiltern.

Für Ausbildungsleiter: Nach Anwendung der Abfrage kann der Kreis-, Stadt- und Gemeindeausbildungsleiter sich mit dem Export „MGA - Erreichbarkeit E-Mail privat“ eine Liste exportieren in der alle Email-Adressen (= Benutzernamen StudIP) in einer Spalte stehen. Diese Spalte kann er sich markieren, kopieren (strg+c) und in Stud.IP im Fenster zum Hinzufügen von Benutzern zu Veranstaltungen mit strg+v in Veranstaltung „MGA: Grundlagenschulung Feuerwehr für LK Diepholz“ einfügen.

Danach sind die Benutzer in der Veranstaltung vorhanden und müssen noch aus der Gruppe „keiner Gruppe zugeordnet“ in die jeweilige Ausbildungsgruppe (Nord|Süd, Einsatzfähigkeit|Truppmitglied|Truppführende) durch den Ausbildungsleiter einsortiert werden.

Zugewiesen

Status beim Mitglied:

  • Stud.IP-Zugang vorhanden!
  • Nimmt an der MGA teil!
  • Ist für die Veranstaltung MGA freigeschaltet!

Beim Mitglied wird unter Personen > Erreichbarkeiten > bei Art „E-Mail Privat“, bei Nummer „der tatsächliche Stud.IP-Benutzername“, bei Erreichbarkeiten 1 „Benutzername StudIP“ und bei Erreichbarkeiten 2 „Zugewiesen“ eingetragen.

Für die Abfragen berechtige Rollen

Derzeit sind folgende Rollen für die Abfragen berechtigt:

  • _LK_Ausbildungsleiter
  • _LK_Gemeindebrandmeister
  • _LK_Kreisausbildung
  • _LK_Ortsbrandmeister
  • Administrator
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